Организация проведения делового совещания
Перейти к основному содержанию

Организация проведения делового совещания

Posted in

Организация проведения делового совещания требует учета многих составляющих: количество участвующих, их состав, форму проведения, цель, сроки проведения и другие моменты. Совещания должны быть тщательно спланированы в течении дня, чтобы не было накладок и спешки в их проведении. Все участники должны быть извещены о времени и месте проведения. Иногда, даже при хорошо спланированной работе могут возникать проблемы в организации всех процессов, как правило, в таких случаях следует обратиться к профессионалам.

При организации таких мероприятий следует внимательно относиться к каждому событию, но на первое место ставить ту встречу, которая будет проводиться в ближайшие дни. Каждый из участвующих должен знать тему проведения, цели и задачи, а также регламент, что позволит каждому из участников подготовить необходимый материал и вопросы. Все необходимые для совещания данные должны быть вовремя собраны и систематизированы. Заблаговременно следует убедиться, что на период проведения встречи помещения, предоставленное для этого должно быть свободно, все отвлекающие от совещания факторы устранены. Перед началом проведения совещания следует проверить наличие приглашенных и причину отсутствие кого-либо. Все вышеперечисленные действия будут направлены на достижение максимального эффекта от совещания.

Как мы видим, подготовка к проведению совещания может потребовать затраты большого количества ресурсов, но расчет всегда делается на то, что по итогам его проведения полученные новые решения и идеи окупят понесенные затраты многократно.

Организация подготовки совещания можно условно разбить на несколько составляющих:

Постановка цели. Здесь следует определить необходимость и целесообразность проведения совещаний и их частота. Слишком частое проведение может отвлекать от работы, а слишком редкое – будет вызывать у сотрудников чувство своей незначительности для компании. Если цели проведения совещания незначительны, то совсем необязательно собирать весь персонал, т.к. необходимые вопросы можно решить и в телефонном режиме, в противном случае мероприятие следует спланировать, зафиксировать цели и план, чтобы четко впоследствии ему действовать.

Определение роли совещания. Совещание может проводиться и в форме информирования сотрудников компании о планах компании, и как подведение итогов с обозначением достигнутых контрольных цифр. Совещание можно проводить и как способ каждому сотруднику донести свое мнение до окружающих.

Установка тематики. Если совещание будет направлено на подведение итогов, то основные вопросы будет сводиться к числовым показателям, если же целью проведения совещания является выработка новых идей, то такому совещанию необходимо придать направление.

Выбор частоты проведения совещания. Частота встреч должна быть привязана к определенным событиям. Например, совещание по подведению итогов за месяц актуально подводить в конце каждого месяца.

Состав участников. Совещания не должны превращаться в потерю рабочего времени для участников, к которым проводимое совещание не имеет никакого отношения.

Фиксация итогов. Итоги проведения совещаний должны быть обозначены протоколом с выводами. Форма с итогами должна быть утверждена и иметь единый вид для всех совещаний.

Профессиональные компании, в задачи которых входит подготовка мероприятий, также могут взять на себя организацию праздничных действ. Так называемая организация ивент мероприятий – это родная стихия таких компаний. Компания сможет осуществить:

  • поиск артистов;
  • договориться с декораторами;
  • сформировать программу;
  • спланировать рассадку гостей;
  • сопроводить праздник.

Таким образом подготовка и проведение вышеперечисленных мероприятий требует больших затрат времени и сил и часто от качества проведения таких мероприятий может зависеть дальнейшее развитие компании.