Как правильно организовать хранение бухгалтерских документов
Перейти к основному содержанию

Как правильно организовать хранение бухгалтерских документов

Posted in

Обязанность организаций хранить определенным образом и в течение того или иного времени первичные акты, регистры бухучета  бухгалтерскую отчетность установлена на законодательном уровне. Ответственность за соблюдение действующих правил лежит на главном бухгалтере и руководителе организации. Причем, в некоторых случаях ее бремя весьма солидно и исчисляется внушительными суммами штрафа.

В идеале, поэтому на каждом предприятии создается и функционирует экспертная комиссия, в обязанности которой входит оценка ценности юридически значимых актов с целью определение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов. В состав комиссии обычно входят работники соответствующего подразделения.

Для чего это нужно? Дело в том, что существует несколько способов хранения документов. Одни находятся все время непосредственно в бухгалтерии и по истечении установленного законом периода уничтожаются, другие всегда должны передаваться в архив – собственный или коммерческий.

Но в любом случае до уничтожения или передачи бухгалтерская документация  хранится в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. При этом  из числа работников назначается ответственное лицо. Бланки строгой отчетности и вовсе храниться в сейфах или металлических шкафах.

Очень важно не только где, но и как располагаются те или иные бухгалтерские документы. Действующие стандарты максимально подробно описывают порядок формирования дел, создание их номенклатуры, описи и др. Для того чтобы обеспечить соблюдение всех установленных законом правил, необходимо внимательно их изучить. Оптимизировать этот процесс можно, заключив соответствующий договор с коммерческим архивом, благо услуги последнего сегодня доступны каждому.

Специализированные центры обработки данных и информации осуществляют широкий спектр самых разных мероприятий, в том числе, берут на себя организацию документооборота и делопроизводства, проводят обучение персонала, организуют архивную службу на предприятии или принимают на себя ее функции. В последнем случае принято говорить о так называемом внеофисном архивном хранении – весьма популярной сегодня услуге. Воспользовавшись ею, компания получает возможность оптимизировать собственную работу, максимально сосредоточившись на своей непосредственной деятельности. Ей не нужно расходовать материально-административные ресурсы на организацию  архивной службы.

Конечно, услуги специализированных центров также стоят денег, но эти затраты несопоставимы с теми, которые несет фирма, решившая инициировать процесс хранения документации собственными силами. Ведь тогда приходится нанимать квалифицированный персонал или обучать собственный, приобретать специальную мебель, выделять полезные площади под хранилище и др. Но даже выполнение всех этих действий не гарантирует отсутствие проблем в дальнейшем. В то же время в случае сотрудничества со специализированным центром, последний несет материальную ответственность за сохранность принятых на хранение документов.